Od 2026 roku każda firma w Polsce będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To ogromna zmiana w sposobie wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Warto już teraz zrozumieć, na czym polega KSeF, kogo obejmie obowiązek i jak uniknąć problemów w momencie wdrożenia.
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten jest częścią szerokiego procesu cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce.
KSeF został zatwierdzony ustawą podpisaną 27 sierpnia 2025 roku i zacznie obowiązywać etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł),
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe przedsiębiorstwa,
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy (obrót do 10 tys. zł miesięcznie).
Co ważne, nawet firmy, które nie będą jeszcze zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF, będą musiały odbierać faktury z systemu już od 1 lutego 2026 r.
Kogo obejmie obowiązek KSeF
KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Dotyczy to zarówno sprzedaży krajowej, jak i transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystawianie faktur w KSeF pozostanie dobrowolne, choć zalecane w celu pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów.
Kary i okres przejściowy
Za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej poza systemem grożą surowe kary – nawet do 100% kwoty VAT z faktury lub 18,7% jej wartości brutto. W 2026 roku jednak sankcje nie będą jeszcze nakładane, co stanowi okres przejściowy pozwalający firmom na dostosowanie się do nowych przepisów.
Logowanie i nadawanie uprawnień
Do zalogowania się w systemie KSeF można wykorzystać:
- Profil Zaufany,
- kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć,
- token autoryzacyjny.
W przypadku spółek konieczne jest wcześniejsze złożenie papierowego zgłoszenia ZAW-FA, dzięki któremu urząd nadaje uprawnienia zgodne z reprezentacją w KRS. Następnie przedsiębiorcy mogą przydzielać dostęp pracownikom i biurom rachunkowym.
Wystawianie faktur w KSeF
W KSeF faktura jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do systemu i otrzymania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru). Oznacza to, że:
- data w polu P_1 musi być zgodna z datą wysyłki faktury do systemu,
- fakturę należy przesłać najpóźniej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi lub dostawie towaru.
Faktury mogą być tworzone w trzech trybach:
- Online – wystawianie w czasie rzeczywistym,
- Offline – wysyłka faktury najpóźniej następnego dnia roboczego,
- Awaryjny – wysyłka do 7 dni po zakończeniu awarii systemu.
Faktury zakupowe i współpraca z biurem rachunkowym
Od 2026 roku wszystkie faktury kosztowe będą dostępne wyłącznie w KSeF. Biura rachunkowe, po nadaniu im uprawnień, mogą pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu. Oznacza to koniec przesyłania faktur e-mailem czy w wersji papierowej.
Jak przygotować się do wdrożenia
Proces przygotowania do KSeF można oprzeć o prostą checklistę:
- Wybierz oprogramowanie zintegrowane z KSeF (np. Saldeo, Comarch ERP XT lub inne).
- Ustal proces przekazywania dokumentów do biura rachunkowego.
- Zadbaj o środki uwierzytelnienia – profil zaufany, token lub podpis kwalifikowany.
- Nadaj uprawnienia pracownikom i księgowym.
- Przetestuj proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na uproszczenie procesów księgowych i ograniczenie błędów. Warto rozpocząć przygotowania już teraz – od wyboru oprogramowania po przeszkolenie pracowników.
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w całym procesie wdrożenia KSeF: analizujemy obecne procedury, konfigurujemy dostęp i integrujemy systemy księgowe.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak przygotować swoją firmę do obowiązkowego e-fakturowania od 2026 roku.
Zachęcamy również do zapoznania się z przygotowanym przez nas dokumentem który zawiera wszystkie najważniejsze informacje, znajdziesz je tutaj: KSeF 2026_ Gotowi na e-fakturowanie.pdf