Od 1 września 2025 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o VAT, która wprowadza obowiązek korzystania z KSeF w etapach:
- 1.02.2026 – obowiązek dla dużych podatników (sprzedaż >200 mln zł w 2024 r.),
- 1.04.2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców,
- 1.01.2027 – obowiązek dla najmniejszych podatników (sprzedaż ≤10 tys. zł/mies.).
Dodatkowe ułatwienia i okresy przejściowe:
- Do końca 2026 r. można nadal wystawiać faktury przez kasy rejestrujące.
- Do końca 2026 r. brak sankcji za błędy oraz brak obowiązku wpisywania numeru KSeF w przelewach.
- Mikroprzedsiębiorcy: w okresie IV–XII 2026 zwolnieni z obowiązku, jeśli sprzedaż ≤10 tys. zł/mies.
KSeF 2.0 – nowe środowisko testowe
- 30.09.2025 – start KSeF 2.0 i testów otwartego API.
- 26.01.2026 – ostateczne wyłączenie KSeF 1.0.
- Etapy wdrażania narzędzi pomocniczych:
- 15.10.2025 – integracja przez API w DEMO,
- 1.11.2025 – moduł certyfikatów i uprawnień (MCU),
- 3.11.2025 – testy Aplikacji Podatnika w środowisku testowym,
- 15.11.2025 – Aplikacja Podatnika w środowisku DEMO.
Co to oznacza w praktyce?
Firmy i biura rachunkowe powinny już jesienią 2025 r. rozpocząć testy integracji własnych systemów z KSeF 2.0, zwłaszcza przez API. Wdrożenie MCU (certyfikaty i uprawnienia) będzie kluczowe, bo bez niego od lutego 2026 r. nie będzie możliwe korzystanie z KSeF.
Checklist KSeF 2.0
1. Przygotowanie (wrzesień–październik 2025)
- Sprawdź, od kiedy Twoją firmę obejmie obowiązek KSeF (duży podatnik → 1.02.2026, pozostali → 1.04.2026, mikrofirmy ≤10 tys. zł/mies. → 1.01.2027).
- Ustal, czy korzystasz z własnego systemu finansowo-księgowego czy z oprogramowania zewnętrznego.
- Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, aby potwierdzić, że będzie gotowe do integracji z KSeF 2.0.
2. Testy systemów (od 30.09.2025)
- Zaloguj się do nowego środowiska testowego KSeF 2.0.
- Przetestuj wystawianie i odbieranie e-faktur w trybie testowym.
- Jeśli korzystasz z API – upewnij się, że integracja działa poprawnie.
3. Certyfikaty i uprawnienia (od 1.11.2025)
- W systemie MCU nadaj uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu.
- Złóż wniosek o certyfikaty KSeF i pobierz je na czas.
- Ustal wewnętrznie, kto będzie:
- wystawiał faktury,
- odbierał faktury od kontrahentów,
- kontrolował poprawność danych.
4. Testy Aplikacji Podatnika (listopad 2025)
- Od 3.11.2025 sprawdź działanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Od 15.11.2025 przetestuj aplikację w środowisku DEMO (przedprodukcyjnym).
- Oceń, czy aplikacja spełnia Twoje potrzeby, czy lepsza będzie integracja z Twoim systemem księgowym.
5. Wdrożenie w firmie (grudzień 2025 – styczeń 2026)
- Przygotuj procedury wewnętrzne:
- jak wystawiać faktury w KSeF,
- kto ma dostęp,
- jak archiwizować i udostępniać faktury kontrahentom.
- Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż, księgowość i płatności.
- Skontroluj, czy dane firmowe i konta bankowe w systemie są aktualne.
6. Start obowiązkowy (od 1.02.2026 / 1.04.2026)
- Upewnij się, że masz aktywne certyfikaty i dostęp do KSeF.
- Wystaw pierwsze faktury przez KSeF, sprawdzając proces od wystawienia do płatności.
- Monitoruj komunikaty Ministerstwa Finansów – możliwe drobne zmiany w okresie przejściowym.